Loading...

NHỮNG LỜI KHUYÊN CÔNG NGHỆ KHI LÀM VIỆC TỪ XA

Đại dịch COVID-19 đang tác động lên mọi mặt cuộc sống hàng ngày của chúng ta, trong đó có cách thức chúng ta làm việc. Ông Nguyễn Văn Giáp, Giám đốc Lenovo Việt Nam, đã có những chia sẻ thú vị xung quanh vấn đề này.

Ngày càng có nhiều công ty trên thế giới yêu cầu nhân viên của họ làm việc từ xa trong nỗ lực làm giảm sự lây lan của COVID-19, và động thái này không chỉ đến riêng từ một phía.

Theo một nghiên cứu mới của Lenovo hoàn thành vào giữa tháng 3-2020, phần lớn các nhân viên tham gia khảo sát tin rằng điều này có thể tác động lâu dài tới việc chủ doanh nghiệp xem xét và đánh giá các chính sách làm việc từ xa như thế nào. Nhân viên ít nhất cảm thấy sẵn sàng chuyển sang hình thức làm việc tại nhà nếu được yêu cầu (87%), điều này là tình huống khả thi bởi phần lớn các công ty đã khuyến khích (46%) hoặc bắt buộc (26%) nhân viên của mình làm việc từ xa kể từ khi đại dịch COVID-19 bùng phát trên toàn cầu. Đặc biệt trong giai đoạn giãn cách xã hội này, công nghệ sẽ giúp chúng ta tiếp tục làm việc và duy trì hoạt động kinh doanh.

Ông Nguyễn Văn Giáp, Giám đốc Lenovo Việt Nam

Tại Lenovo, ưu tiên hàng đầu của chúng tôi là đảm bảo sức khỏe và an toàn cho nhân viên, khách hàng và cộng đồng chúng ta. Dưới đây là một vài lời khuyên về cách ứng dụng công nghệ để làm việc tại nhà hiệu quả:

Linh hoạt và kết nối với thiết bị di động

Nhóm nghiên cứu của chúng tôi nhận thấy rằng trong số những nhân viên làm việc tại nhà, 71% cảm thấy cần phải được sử dụng công nghệ mà họ cần. Giống như môi trường làm việc ngày nay, nơi không còn là một văn phòng truyền thống nữa, chúng ta thường hay dịch chuyển với laptop trên tay từ bàn làm việc tới phòng họp nhỏ, hay tới đi-văng, thậm chí tới máy chạy bộ nếu công ty bạn có trang bị nó. Khi làm việc tại nhà, những thiết bị mới, hay laptop và máy trạm di động cho phép bạn vẫn giữ được nhịp làm việc như bình thường, khiến bạn cảm thấy luôn tích cực và hứng khởi. Bạn không phải ngồi trong "văn phòng tại gia" cả ngày mà thay vào đó, bạn có thể thoải mái di chuyển ra ghế sofa hoặc khu bếp với laptop của bạn. Và bạn cũng không phải lo lăng về thời lượng của pin. Những tính năng dự phòng thông minh tăng cường có trong laptop sẽ giúp tăng 30% thời lượng pin bình thường, do đó bạn có thể thoải mái di chuyển mọi nơi. Luôn duy trì năng lượng tích cực sẽ khiến bạn hứng thú và hiệu quả hơn khi sử dụng các công nghệ này để hoàn thành công việc.

Sử dụng các công cụ hiệu suất và cộng tác

Cân nhắc các công cụ tăng hiệu suất như màn hình, webcam hay các công cụ cộng tác như tai nghe và hội họp​.

Một màn hình phù hợp sẽ là công cụ hiệu suất chính trong không gian văn phòng và tại gia. Nếu bạn sử dụng 2 màn hình, laptop của bạn và một màn hình lớn hơn trong công việc, bạn cũng nên cân nhắc sắm một bộ như vậy tại nhà. Trong trường hợp công việc của bạn liên quan tới nhiều bảng biểu, thiết kế đồ họa, bản vẽ kiến trúc hoặc các công việc chi tiết cần phải có màn hình lớn, thì một màn hình phụ sẽ thực sự hữu ích.

Video là công cụ quan trọng trong môi trường làm việc từ xa. Đây là phương thức giao tiếp cho phép nhân viên cảm thấy kết nối trực tiếp hơn và tránh cảm giác xa cách khi làm việc tại nhà. Điều quan trọng là các công ty cần đảm bảo nhân viên của họ có thể sử dụng công nghệ họp video tốt nhất. Những laptop, máy bàn hay máy trạm mới nhất đều được trang bị các tính năng video và thoại tiên tiến với microphone có thể thu tiếng 360o ở tầm xa 4m.

Với các tính năng này, máy tính của bạn hoạt động như một chiếc smartphone với trải nghiệm người dùng được tối ưu hóa, đảm bảo một trạng thái luôn kết nối, luôn hoạt động như một chiếc điện thoại.

Tăng cường khả năng hiển thị thông qua các công cụ cộng tác. Trong không gian văn phòng, nhiều người trong chúng ta sử dụng các công cụ cộng tác mới nhất để họp, như các thiết bị một chạm khởi động cuộc họp trong một phòng họp nhỏ. Tại nhà, chúng ta có thể sử dụng các thiết bị cộng tác cá nhân hoặc máy tính với phần mềm cộng tác.

Nếu làm việc từ xa khiến bạn e ngại không nhìn thấy đồng nghiệp xung quanh hoặc một mình, hãy dùng Microsoft Teams, Skype hoặc các công cụ họp video khác. Chỉ với chat 5 phút với ai đó mà bạn đã lâu không kết nối sẽ khiến tâm trạng bạn tích cực hơn và công việc trôi chảy hơn. Đừng bao giờ đánh giá thấp tầm quan trọng của một chatroom hoặc tin nhắn trực tiếp. Luôn tham gia vào chatroom nhóm sẽ khiến bản cảm thấy luôn kết nối và cập nhật với đồng nghiệp. Một số nhân viên thậm chí còn sử dụng các giải pháp họp video của công ty để kết nối với một đồng nghiệp và cùng nhau thưởng thức bữa trưa ảo. Công nghệ phù hợp này không chỉ mang tới hiệu suất làm việc, mà còn cả kết nối cá nhân.

Khuyến khích lịch làm việc linh hoạt

Do virus COVID-19 ảnh hưởng tới các dịch vụ chăm trẻ và các dịch vụ khác, hãy cẩn trọng với những trò đùa đồng nghiệp tung hứng trong công việc và việc nhà theo những cách thách thức mới. Tuy nhiên, không chỉ riêng bạn trong gia đình phải đối phó với ảnh hưởng của virus corona, vì thế hãy đảm bảo cho gia đình bạn biết đó là thời gian làm việc của bạn. Bắt đầu và kết thúc công việc hằng ngày theo khung thời gian cố định sẽ giúp bạn phân định rõ thời gian cho công việc và cho cá nhân. Đồng thời, cũng cần hiểu rằng những người khác cũng có thể đang làm việc tại nhà. Bởi vậy, một thiết bị tai nghe khử ồn sẽ rất hữu ích trong trường hợp này.

Mặc dù nghiên cứu của chúng tôi cho thấy 61% nhân viên cảm thấy họ vẫn làm việc hiệu quả nếu khối lượng công việc khi làm tại nhà không nhiều hơn so với làm việc tại nơi khác, nguyên nhân chủ yếu mà nhân viên lựa chọn không làm tại nhà trong điều kiện bình thường hoặc cảm thấy họ kém năng suất hơn khi ở nhà, là sự mất tập trung do tivi hoặc không thể phân tách giữa công việc và cuộc sống gia đình. Hãy thiết lập một số giới hạn và lịch làm việc hàng ngày sẽ giúp loại bỏ những phiền nhiễu này và tăng cường khả năng tập trung cho công việc.

Tương tác và giao tiếp trực tuyến thường xuyên bởi đây có thể là chuẩn mực làm việc mới

Ở cấp quản lý, công việc của bạn là đảm bảo đội nhóm của mình luôn cảm thấy được kết nối và hứng khởi trong công việc. Do nhân viên không chắc chắn các hoạt động kinh doanh bình thường sẽ tốt như thế nào khi hầu hết mọi người đều làm việc tại nhà, thì việc tương tác mở và rõ ràng là rất quan trọng trong giai đoạn chuyển tiếp này.

Khi chúng ta tiếp tục làm việc, thì các chính sách công ty cũng thay đổi theo để phù hợp với tình hình mới. COVID-10 đã phơi bày nhiều bất ổn, khiến các doanh nghiệp cần phải tìm ra các cách thức mới để cộng tác các đội nhóm nhân viên của họ khi làm việc từ xa. Liệu đại dịch này có tạo ra một tương lai mới mà ở đó làm việc từ xa sẽ trở thành chuẩn mực làm việc hơn so với ngày nay? Điều này cũng có nghĩa sẽ dẫn tới sự thay đổi lâu dài hơn. Theo nghiên cứu toàn cầu của Lenovo, 77% nhân viên cảm thấy công ty sẽ cởi mở hơn và khuyến khích nhân viên làm việc từ xa ngay cả khi qua giai đoạn đại dịch này.

Trải nghiệm nhân viên trong môi trường làm việc đã thay đổi trước khi đại dịch bùng nổ. Các tính năng công nghệ đã tạo ra một lực lượng lao động toàn cầu mới luôn kết nối trong một thế giới làm việc từ bất cứ nơi đâu. Kể từ năm 2005, số người làm việc tại nhà thường xuyên đã tăng 159% và vẫn có xu hướng tăng mạnh. Tình huống mà chúng ta đang gặp phải chỉ khẳng định rằng những đầu tư vào công nghệ của các doanh nghiệp sẽ không lãng phí bởi hầu hết mọi người đều cảm thấy vẫn hiệu quả khi làm việc tại nhà, và họ tin rằng lực lượng lao động sẽ dịch chuyển theo xu hướng này nhiều hơn trong tương lai.

 Nguồn tham khảo: Cafebiz

Bình luận